Qu’est-ce que le COVID-19 ou coronavirus et quels sont ses symptômes ?
Le site de la Direction de la santé publique du Québec et complet et mis à jour régulièrement. https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/#c41496
N’hésitez pas à encourager vos employés qui croient éprouver des symptômes à contacter Info-Santé en composant le 811. Des professionnels de la santé sont en mesure de déterminer la procédure à suivre, s’il y a lieu.
Que doit contenir un plan de contingence pour entreprises?
Toute organisation devrait avoir un plan de contingence pour faire face aux imprévus. Selon McKinsey & Company, un plan de contingence devrait tenir compte de mesures pour :
1. Protéger les employés en respectant les règles les plus strictes émises par les autorités de santé publique, en communiquant avec transparence et régularité avec eux et en validant votre plan et vos efforts avec ceux d’autres organisations (par exemple, en évitant les voyages d’affaires inutiles comme le font d’autres organisations de votre secteur).
2. En créant une équipe de gestion de crise, incluant des membres de la haute direction. Cette équipe se divisera les responsabilités :
a. employés
b. finances (évaluant entre autres le besoin en fonds de roulement si les revenus chutent drastiquement)
c. chaîne d’approvisionnement
d. marketing et ventes (portant une attention particulière à rassurer vos clients)
e. autres enjeux.
3. Cette équipe mettra en place un échéancier avec des objectifs spécifiques et verra à assurer un suivi rigoureux de l’avancement des travaux. Il faut éviter les « réunions juste pour faire des réunions » ou considérer les tenir par vidéo ou téléconférence.
4. Définir différents scénarios financiers pour les revenus et les dépenses, le flux de trésorerie et identifier les facteurs qui permettront de stabiliser les finances.
5. Stabiliser la chaîne d’approvisionnement. Lorsque possible, il faut éviter de faire appel à des fournisseurs en zone infectée ou à risque et prévoir des quantités suffisantes, au cas où les marchandises seraient bloquées à la frontière.
6. Rester proche de la clientèle en les informant de manière transparente sur l’état de leur commande. Il faut garder en tête que des entreprises dépendent de la nôtre à titre de fournisseur!
7. Tester le plan régulièrement et le mettre à jour.
8. Enfin, le plan verra à permettre la contribution de l’entreprise, lorsque possible, dans la lutte contre la contamination.
Quelles mesures mon entreprise peut mettre en place pour soutenir les employés?
1. Pensez à préparer un plan de communication interne afin de rappeler aux employés les points suivants :
a. les politiques entourant le télétravail;
b. la couverture d’assurance invalidité de courte durée offerte par votre organisation;
c. la présence et le retour au travail des employés éprouvant ou ayant éprouvé des symptômes associés au COVID-19.
2. Déterminez une politique pour les voyages d’affaires, en évitant les pays identifiés comme étant à risque. La liste de ceux-ci et les conseils sont mis à jour fréquemment : https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/maladies/2019-nouveau- coronavirus/derniers-conseils-sante-voyageurs.html.
3. Étant donné que la transmission du virus peut se produire avant que la personne n’éprouve de symptômes, la prudence exige que vous vous assuriez qu’un vacancier ne contamine pas tout le reste de votre équipe! Mettez en place une politique d’auto déclaration évitant aux employés d’être stigmatisés.
4. Lorsque le service d’une clinique privée ou la télémédecine fait partie de votre programme d’assurance collective, n’hésitez pas à le faire savoir à vos employés. C’est une attention qu’ils apprécieront!
5. De la même manière, considérez la flexibilité dans les horaires, lorsque vos opérations le permettent, afin que les parents puissent partager la supervision des enfants en cas de fermeture des écoles et des services de garde.
6. Assurez-vous de gérer les accommodements avec équité, afin de garder vos équipes soudées une fois le risque résorbé.
7. Pensez aussi à promouvoir de saines habitudes de vie en présentant des rappels de l’importance de se laver régulièrement les mains et de la méthode pour le faire adéquatement. Lorsque ce n’est pas possible, offrez du désinfectant sans eau à vos employés et vos visiteurs.
8. Assurez-vous de respecter les normes du travail du Québec, incluant le droit de refus de travailler : https://www.csst.qc.ca/prevention/droits_obligations/Pages/droits_refus_execute_travail.aspx Consultez un aviseur légal en cas de besoin – idéalement avant la première demande si vous croyez que vos employés le demanderont.
9. On a malheureusement vu l’inquiétude se transformer en réaction déraisonné à quelques occasions. Ne tolérez aucunement des commentaires racistes ou discriminatoires, assurez- vous en même temps que votre politique contre le harcèlement au travail est à jour et connue de tous.
Comment puis-je m’assurer que la relation avec notre clientèle est maintenue?
Assurez-vous que vos contrats sont clairs quant à vos obligations et celles de vos clients, incluant les cas de force majeure. Dépendant des circonstances, votre incapacité à livrer le produit ou service pourrait avoir de lourdes conséquences financières.
Pour cette raison, une communication bidirectionnelle franche est essentielle.
Tenez vos clients au courant des délais et des enjeux, il est plus facile de trouver un terrain d’entente en début de problématique que lorsque la frustration s’accumule depuis plusieurs jours!
Notre entreprise exporte ou importe des produits. Comment puis-je éviter les problèmes?
Il est indéniable que toute menace socio-sanitaire a des effets sur l’économie, particulièrement sur les exportations. Exportations et développement Canada propose divers conseils pour limiter les effets sur les exportations.
https://www.edc.ca/fr/evenements/webinaire/limiter-degats-chaines-approvisionnement- mondiales.html
Autres ressources utiles
Chambre de commerce du Canada
Modèles (en anglais) de plan de communication et plan de continuité et reprise des activités d’affaires http://www.chamber.ca/fr/ressources/preparation-a-une-pandemie/
Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail Conseils pour les entreprises https://www.cchst.ca/outbreaks/workplace/
Gouvernement du Canada
Conseils généraux de prévention et gestion des risques
https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/maladies/2019-nouveau-coronavirus/prevention- risques.html?&utm_campaign=gc-hc-sc-coronavirusoutbreak-1920-0165- 9221801511&utm_medium=search&utm_source=google-ads-95098206882&utm_content=text-fr- 415799326013&utm_term=%2Bcoronavirus%20%2Bprevention
Gouvernement du Québec
Trousse d’information générale
https://www1.fccq.ca/wp-content/uploads/2020/03/COVID-19_Trousse_information.pdf
Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail Informations sur les droits et obligations en matière de prévention https://www.csst.qc.ca/prevention/droits_obligations/Pages/droits_obligations.aspx
Régime d’assurance collective des chambres de commerce
Information sur la couverture https://www.lecollectifdeschambres.ca/?gclid=CjwKCAjwmKLzBRBeEiwACCVihuRS6RGkCuCq35TO uoromB_B0PYLHUr9NU44YzbhQGJd_yj_XPjyshoCi9wQAvD_BwE